Satın Alma Nedir? Nasıl Yapılır?
Satın alma; iç müşterinin ihtiyacı olan mal ve hizmeti, uygun kalite seviyesinden, uygun fiyatla, doğru tedarikçiden ve zamanında, doğru miktarda ve de uygun ödeme planı ile temin etmektir.
Satın alma faaliyetinin temeli sağlam kurulmalıdır !
- İç müşteri kimdir ?
Bazen üretim departmanı, bazen de satış departmanıdır.
- O zaman tek tip satın alma faaliyeti yoktur !
Evet, iki tür satın alma eylemi vardır. Birincisi ‘kullanmak üzere satın alma’dır. Örneğin Fabrika veya otel için yapılan satın alma…
İkincisi ‘satmak üzere satın alma’dır. Örnek bütün perakendeciler için…
. Her iki türün ulaşmak istediği sonuç da müşteri memnuniyetidir. Yani iç müşteri farklıdır ama dış müşteri aynıdır. Amaçlar aynı olmakla beraber gidilen yollar farklıdır.
. ‘Kullanmak üzere satın alma’da daha çok kalite ve fiyata odaklanılır. ‘Satmak üzere satın alma’da ise öncelik pazar payına yoğunlaşmaktır. Bazı perakendecilerin, raflarında markalara az yer verip, kendi özel markalarına yoğunlaşmaları bu kuralı bozmaz. O durumda da perakendecinin tabela ismi marka boşluğunu doldurur.
Yönetenler için görev tanımlarında farklılaşma olabilir !
Birinci faaliyeti yürüten kişiye satın alma yöneticisi denirken, ikinci faaliyeti yürüten kişiye kategori yöneticisi denir.
Her iki satın alma türünde de öncelik ‘tedarikçi yönetimi’ndedir. Satın alma yöneticisinin önceliği tedarikçi portföyünden iyi bir performans ölçümü yaparak isabetli bir seçim yapmak iken, kategori yöneticisinin önceliği hem piyasa pazar payı, hem de performans ölçümü ile seçim yapmaktır. Elbette nihai kâr hedefi ile rekabetçi fiyatın birlikte oluşması da faaliyetten beklenen önemli sonuçtur. Satın alma ve kategori yöneticisi ortak özelliklere de sahip olmalıdırlar.
- Hem kendi patronuna, hem de tedarikçisine güven vermeli,
- Araştırma alışkanlığına ve yeteneğine sahip olmalı,
- Kaleci olduğunu bilmeli ve kolay gol yemeyecek kadar tedbiri elden bırakmamalıdır.
- Ürün bilgisi yeterli olmalı, eksiklik hissettiği konularda yardım almayı içine sindirmelidir.
- Lojistik planın başkasına devredilemeyecek kadar hayati olduğunu kabul etmeli, stok yönetimi de asli işi olmalıdır.
- Sadece fiyata odaklanıp, kalite seviyesinde gereksiz esnekliğe izin vermemelidir.
- Fiyat-kalite-vade üçlüsü birbirinden ayrılmaz bir bütündür. Vade önemsiz ayrıntı gibi en sona bırakılmamalıdır.
- Departmanlar arası işbirliğine yatkın, hatta koordinasyonu sağlayacak kadar yetenekli olmalıdır.
En iyi satınalmacı, en düşük fiyata satın alma yapan kişi değildir. En kaliteli ürünü alan kişi de değildir. En iyi satınalmacı; satabileceği kalitede ürünü, satabileceği fiyat seviyesine uygun fiyattan alan kişidir. Çünkü, bazen müşteriniz sizden en kalitelisini talep etmeyebilir. Daha uygun fiyata bazı özelliklerden vazgeçmeye razı olabilir.
İşte satınalmacı bunu ölçmek için vardır !
Öyle ya, evimize bile alışveriş yaparken aynı mantıkla hareket etmiyor muyuz ?
Buraya kadarıyla, satınalma fonksiyonunun temel özelliklerinden bahsettik. Elbette kategori yönetimi içinde geçen bir bölümü de incelemiş olduk.
Ancak kategori yönetimine ait süreç biraz daha uzun ve detaylı olduğundan o konuyu ayrı ele almanın daha uygun olacağını düşünüyorum.
Ercüment TUNÇALP